Не стоит пренебрегать стилем. Особенно в Word for Windows

В офисе компьютер чаще всего нужен для подготовки различных текстовых документов – договоров, отчетов и т.д. Для этой цели обычно применяются несложные текстовые редакторы, такие, как «Лексикон» для DOS, который не предъявляет особых требований к компьютеру и способен работать с кириллицей. Однако если нужно, чтобы документы выглядели профессионально и имели привлекательный внешний вид, вам потребуется более мощное средство.

Мы рекомендуем обратить внимание на текстовый процессор Microsoft Word for Windows: возможности его велики, а в некоторых случаях даже избыточны. Но никто не заставляет вас использовать все, на что он способен. Применяйте только те средства, которыми умеете пользоваться – то, чего вы не знаете, вам не будет мешать.

Текстовый процессор Microsoft Word for Windows позволяет задать расположение текста и рисунков на странице. Вы имеете возможность выбрать любой вид и размер шрифта, сделать буквы утолщенными, наклонными или подчеркнутыми. Любой параграф текста можно взять в рамку или выделить линиями сверху, снизу, справа или слева. Чтобы изменить расположение параграфа, вам достаточно сдвинуть мышью его границу. Средства, предназначенные для работы с таблицами, удобны в работе и заслуживают всяческих похвал.

Оформление документа облегчается тем, что текстовый процессор позволяет вам редактировать документ в том виде, в каком он получится после распечатки на принтере. Это так называемый принцип WYSIWYG – What You See Is What You Get (что вы видите, то и получите).

Однако, наблюдая и за теми, кто только начал работать с этим текстовым процессором, и за теми, кто работает с ним уже давно, мы заметили, что лишь немногие знакомы с таким мощным и вместе с тем несложным в использовании средством, как стили.

Что это такое и чем они могут вам помочь? Любой документ, как правило, содержит одинаково оформленные параграфы. Например, в книге есть заголовки и обычный текст, деловые письма имеют стандартную «шапку» вверху и внизу. Для того чтобы изменить внешний вид всех одинаково оформленных параграфов без применения стилей, вам, возможно, придется поработать вручную над каждым параграфом. Например, если вам надо уменьшить отступ первой строки и размер шрифта в документе, состоящем из 20–30 страниц, то вам придется вручную изменить оформление десятков параграфов, что займет очень много времени. Даже если вы создаете только маленькие документы, но зато делаете это часто, то у вас появятся аналогичные проблемы.

Текстовый процессор Microsoft Word for Windows предоставляет в распоряжение пользователя средство оформления параграфов по определенному заранее образцу. Этот образец и называется стилем. Вы можете подготовить наборы стилей для создания документов различного назначения.

Самый простой способ использования стилей заключается в том, что вы форматируете один параграф нужным образом и сообщаете текстовому процессору, что стиль оформления данного параграфа необходимо запомнить под заданным вами именем. Затем, для того чтобы оформить другой параграф аналогичным образом, вам достаточно указать для него соответствующее имя стиля. Так можно оформить несколько параграфов или даже весь текст.

Если впоследствии вам потребуется немного изменить оформление всех параграфов, имеющих один стиль, достаточно его отредактировать. Вы просто изменяете оформление одного из параграфов, а затем сообщаете текстовому процессору, что стилю соответствует новый образец оформления. После выполнения этой процедуры все параграфы, оформленные данным стилем, изменят свой внешний вид.

Есть и другие средства для редактирования стилей, позволяющие задать точные значения различных параметров оформления.

При создании нового документа всем параграфам присваивается стиль с именем Normal. Вы можете переопределить этот стиль в соответствии с вашими требованиями, а также создать новые стили. Для переопределения стиля Normal достаточно оформить в вашем документе один параграф, выделить его, а затем при помощи меню стилей, расположенного слева в инструментальной линейке оформления, выбрать стиль Normal.

Для чего нужно переопределять стиль Normal? Так как им оформляются по умолчанию все параграфы в новом документе, определив стиль Normal, вы укажите оформление всех новых параграфов документа. Например, вы можете изменить шрифт, абзацный отступ и расстояние между строками или параграфами. Сохраните созданные вами стили в файлах шаблонов, и тогда измененный стиль Normal будет использован для всех вновь создаваемых документов.

Если вы работаете с текстовым процессором Microsoft Word for Windows, вы можете пренебречь большинством его возможностей. Но не пренебрегайте стилями – они сберегут вам немало времени и сил.